LOS EVENTOS COMO EXPERIENCIAS

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Pablo Anzilutti, Tutor de la cátedra de Montaje y Ambientación de Eventos del Diplomado de ODE de Noun Eventos, Argentina.

Según las últimas estadísticas a nivel continental, el número de eventos que se llevan a cabo anualmente aumenta de manera espectacular. Eventos de diversa índole y objetivos se realizan en diferentes ciudades y todo esto sin contar los numerosos eventos particulares que cada año tienen lugar en cualquier ciudad del país en que vivamos.

Si bien los eventos están dirigidos a un determinado público, todo ellos, sin ningún tipo de excepción, buscan distinguirse del resto, posicionarse y ser recordados y reconocidos, atrayendo a la mayor cantidad de público posible. Para lograr este objetivo, los organizadores tienen en claro que hay algo clave que deben lograr. Más que sólo una buena organización, una excelente decoración o una impecable logística, los organizadores saben que deben generar una EXPERIENCIA.

Es decir, no basta con ser los mejores en la organización, en que todo este armado a tiempo y que la logística no falle. A todo ello hay que dotarlo de un sentido, de una idea.  Generar una EXPERIENCIA es apelar a lo emocional, a que nos sintamos conmovidos, porque de esa manera quienes visiten el evento o los invitados de una fiesta, la recordarán para siempre.

Inclusive las grandes empresas internacionales, como son comidas rápidas, hostelería, o cafetería, fundan sus negocios en este concepto, transformándolos en una marca reconocible en cualquier lugar del planeta.

Nosotros hemos identificado tres componentes esenciales que deben trabajar en conjunto para que nuestro evento sea una verdadera experiencia:

1-Siempre hay una idea principal. Un concepto.

Pongamos como ejemplo Starbucks; los locales están ambientados de modo  de generar esa idea de cafetería cálida, cómoda, casi como un segundo hogar. Y todo lo que hacen y comunican está supeditado a esta idea. En el caso de los eventos como cumpleaños, fiestas o casamientos, muchas veces se trabaja con una temática determinada, y las ambientaciones contribuyen a reforzar esta idea.

Antes de empezar a esbozar cualquier tipo de evento se debe tener claramente identificado lo siguiente;

– Cuál es la idea del evento. Qué sensaciones quiere transmitir
– A quién va dirigido el evento.
– Con qué presupuesto dispongo.

2- El evento no es sólo el momento desde la inauguración hasta el cierre.

Desde la invitación al evento, la cual debe ser acorde a la temática y ser lo suficientemente atractiva como para generar el deseo de visitarlo, hasta los souvenirs que pueden darse al terminar las actividades, todo debe ser pensando en conjunto y con un objetivo, pues la clave de la EXEPERIENCIA es la integración de todas las partes en una única idea.

La comunicación previa al evento es tan importante como el evento en sí mismo.

3-La ambientación

Ésta es una de las patas que más trabajada debe estar. Es la parte física del evento y debemos contar con profesionales que nos ayuden a que todo trabaje en armonía. Las luces elegidas, los muebles y cómo se disponen, los colores y la forma de combinarlos, etc. Todo ello debe funcionar como partes de un engranaje que no puede fallar.

Podemos concluir entonces que ante la tarea de diseñar u organizar un evento, debemos imaginarlo como una experiencia única para quien concurra, comunicándolo de manera eficiente, pensando en el antes y el después y produciendo, con la ambientación, la materialización de todo lo anterior, de modo que mucho tiempo después de terminando el evento, quienes hayan asistido lo recuerden y lo sigan comentando.

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