No importa si es social, comercial o cultural, lo importante y lo que pretendo poder transmitir es esa adrenalina que nos provoca esta emocionante profesión de hacer realidad el pensamiento y la idea de esa persona a quien entrevistamos por primera vez y será de ese momento y en adelante nuestro cómplice y nuestro juez al mismo tiempo.

La entrevista es ese primer momento de conexión, conocer cada una de las necesidades que nuestros clientes nos exponen y buscan resolver con nuestra intervención; no somos quienes haremos todo.

Sin lugar a dudas sumaremos todo el equipo técnico y profesional para lograr el objetivo final que es hacer del evento un momento inolvidable, somos los responsables de contrastar esa idea, ese sueño con una realidad vivencial y que nuestros clientes esperan.

Con el feedback como herramienta principal, ahora nos encontramos en la instancia organizativa.

Nos ponemos en contacto con proveedores y empresas prestadoras para la realización del evento, como iluminación, sonido, catering, diseñadores gráficos, floristas, decoradores, entre muchos otros, porque los eventos son tan variados que a veces se recurren a personas o empresas necesarias hasta llegar a esa idea única que hará recordar a nuestro cliente la experiencia vivida de ese evento para toda la vida.

Quiero aprovechar esto y contarles una experiencia personal con uno de ellos… “Me contrato una Empresa para el festejo de su aniversario,  querían trasmitir a sus empleados lo importante del cuidado del medio ambiente y la sustentabilidad en cada accionar de la empresa”.

“Con mi equipo armamos un show previo a la cena de luz, sonido y acciones sensoriales dentro una carpa totalmente cerrada, y es aquí donde les cuento que recurrimos a un Ingeniero Agrónomo, ya que en un momento trasmitíamos imágenes que nos conectaban con la naturaleza y en un repentino cambio de clima necesitábamos la sensación de frio y lluvia, para lo cual este Ingeniero, con un sistema de riego montado en el techo de la carpa y con ventiladores, logró en cada participante esa vivencia, por solo unos segundos y fue como una bruma que sorprendió a quienes estaban presentes”…..

“Finalmente llega el momento y todo lo que pensamos, organizamos, montamos y chequeamos, es hora de que sea realidad”.

Llevo 20 años organizando eventos, y cada uno me produce la sensación de que es el primero de todos, la adrenalina está a flor de piel, y cada minuto que transcurre es único e irreproducible y en este comentario me detengo.

Quiero que piensen en esto que acabo de decir, porque es la esencia de esta nota, los OPE tenemos la responsabilidad de que el detalle sea la diferencia en todo momento, que nada falte y que nada este de más, no hay segundas oportunidades.

El éxito del evento está en nuestras manos, como por ejemplo, en un casamiento los novios proponen atención para mostrar un video de recuerdos de su infancia y en la pantalla se transmite un video sorpresa que las amigas de la novia prepararon a los agasajados, claro pude pasar, pero nosotros estamos para que no suceda; ellos soñaron con cada momento y cada detalle de esta fiesta irrepetible, nosotros debemos hacerlo realidad.

Los eventos en general, tienen esos minutos que se transforman rápidamente en unas pocas horas y que cada una de ellas, son el resultado de mucho tiempo y dedicación, de plasmar la experiencia de nuestra empresa y si, pueden suceder esos imprevistos o imponderables.

Y nosotros debemos tener la capacidad de salir de la situación de la mejor manera posible, los invitados o participantes no sabían lo que sucedería, entonces actuamos de forma profesional resolviendo la situación, estas cosas pasan y como los magos nunca revelamos nuestros secretos.

Terminó el evento y la primer satisfacción como organizador es cuando al salir ese invitado o participante se acerca y nos dice, “que bien que salió todo esto no me olvido más” y  se nos llena el pecho de orgullo y amablemente contestamos muchas gracias, pero aquí hoy a Uds. le sumos un pensamiento a ese comentario, que se los expreso en este momento, las cosas no salen bien, las cosas se hacen bien y ese en nuestro trabajo en cada evento por ello identifico con  este lema en mi empresa, LA EXCELENCIA NO SE IMPROVISA.

Ser empático con el cliente, ponerse la camiseta del evento, hacer de cada uno de los eventos algo único e irreproducible, hacer realidad los sueños, lograr trasmitir los mensajes y llegar a los participantes, generar emociones imborrables en  cada persona, impactar con un hecho concreto, en fin lograr de esa primer entrevista el evento soñado.

Más información en: https://www.nouneventos.com.ar/

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El Centro de Convenciones de Darwin trabajó en estrecha colaboración con Eventos Comerciales del Territorio del Norte para asegurar el evento.

Como destino emergente para la investigación en salud, el Territorio del Norte es una opción ideal para organizar el Congreso. 

Darwin superó a otras ciudades internacionales que ofrecían la oportunidad de albergar a más de 300 delegados internacionales.

El profesor Nathan Subramaniam, miembro de la Junta Australiana de la Sociedad BioIron, dijo que el Congreso será una oportunidad para que los delegados tengan una experiencia australiana verdaderamente auténtica.

“El Congreso brindará a los delegados de todo el mundo la oportunidad de experimentar el extremo superior de Australia mientras se reúne en instalaciones de clase mundial para presentar y discutir la última investigación en este campo”, agregó Subramaniam.

El gerente general del Centro de Convenciones de Darwin, Peter Savoff, dijo que asegurar este evento para Darwin demostró la capacidad de la región para organizar conferencias internacionales.

“Darwin es el destino perfecto para eventos de negocios como el Congreso Internacional BioIron, donde los delegados pueden disfrutar de nuestra vibrante ciudad multicultural y nuestras increíbles experiencias turísticas”.

“El Centro de Convenciones de Darwin es un centro de negocios internacional galardonado y se enorgullece de organizar eventos empresariales como este, que son vitales para el turismo y promueven las fortalezas de nuestra industria”, dijo Savoff.

Por su parte la ministra de Turismo, Deporte y Cultura, Lauren Moss, acogió con beneplácito el anuncio de la oferta exitosa.

“Darwin es una ciudad capital progresiva e innovadora y está demostrando su posición como ciudad de eventos de clase mundial”.

“Darwin es el próspero centro de negocios del norte de Australia y una puerta de entrada a Asia. Disfrutando de una comunidad creativa, inspiradora y multicultural, Darwin es el destino ideal para que los miembros de la Sociedad Internacional BioIron experimenten Australia”.

“El Gobierno del Territorio del Norte se enorgullece de apoyar eventos empresariales como este que generan importantes beneficios económicos para la región”, dijo Moss.

La International BioIron Society espera trabajar con los eventos comerciales del Territorio del Norte y el Centro de Convenciones de Darwin para ofrecer un evento de clase mundial que promoverá la investigación y avanzará la educación pública en este campo tan importante.  

Más información en: www.darwinconvention.com

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Esto vendrá impulsado principal pero no exclusivamente por la digitalización y el foco en la sostenibilidad.

Sin embargo, de acuerdo con el Informe 2020 sobre tendencias futuras en reuniones y eventos publicado recientemente por CWT Meetings & Events, la división global de reuniones y eventos de CWT, existen otras tendencias que impulsarán grandes cambios a partir del próximo año.

Aquí compartimos cinco de ellas, tres globales y dos regionales.

Tendencias globales:

1. La explosión de lo experiencial

Habrá una mayor demanda por eventos que busquen lo experiencial.

Esto está empujado tanto por el creciente número de millennials que está ingresando en la fuerza laboral como por el deseo netamente humano de vivir experiencias significativas que dejen huella.

Por un lado, se potenciarán las experiencias multisensoriales diseñadas para cautivar a los asistentes y conseguir un mayor involucramiento de la audiencia con el contenido.

Esto permitirá una comprensión más profunda de los mensajes y una conexión más significativa con la marca.

Por otro lado, se favorecerá una mayor personalización impulsada por la disponibilidad de mayor cantidad de datos, lo que permitirá a los asistentes crear sus propias experiencias dentro de los eventos.

2. Nuevas fórmulas de explotar la creatividad

La creatividad en los eventos seguirá siendo clave y en 2020 se manifestará a través de nuevas fórmulas.

Una de ellas consistirá en jugar con el montaje de las salas.

Desde la disposición en círculo que permite a los asistentes sentirse más cerca de la acción, hasta la colocación de distintos tipos de asiento -cómodos y mullidos asientos cercanos al estrado y sillas altas en el fondo para alentar la puntualidad.

Otra fórmula tendrá que ver con el contenido. Este se aligerará, y las ponencias se mezclarán con periodos que fomenten el involucramiento y el descubrimiento.

Los tiempos de descanso para hacer mini sesiones de yoga o incluso caminar por los jardines de los recintos también serán clave para mejorar la atención y el recuerdo.

La tecnología seguirá evolucionando y ofreciendo muchas posibilidades para sorprender a la audiencia.

Por ejemplo, para incentivar a los asistentes a acudir a un booth específico, a un taller de capacitación o a una nueva experiencia, los organizadores de eventos pueden crear geovallas, una especie de frontera virtual que genera alertas en los teléfonos móviles de los asistentes si salen del espacio de reuniones.

3. Planes de contingencia

En 2020 los destinos secundarios e incluso terciarios cobrarán mayor relevancia, algo que puede dejar expuestos a los asistentes si surge algún tema médico o incluso de seguridad física ya que, tradicionalmente, estos cuentan con infraestructuras menos robustas.

Para adelantarse a esto, los organizadores de reuniones tendrán que considerar la creación de planes de contingencia que ayuden a la gestión de riesgos.

Por ejemplo, contratando a empresas especializadas en riesgos médicos y de seguridad que realicen evaluaciones del recinto de celebración, de las actividades que vayan a realizarse fuera del mismo, de las condiciones alrededor del hotel, de los riesgos asociados con traslados entre los diferentes recintos, así como de los hospitales e instituciones de salud de la ciudad sede.

Tendencias regionales:

4. Eventos más grandes

Normalmente la mayoría de los eventos de Latinoamérica suelen ser reuniones de hasta 30 delegados pertenecientes a empresas de cuidados para la salud y farmacéuticas.

Se trata principalmente de capacitaciones o reuniones de ventas, y cerca del 75 % de las mismas tiene una duración de uno a dos días. No obstante, esta tendencia va a cambiar.

Conforme las empresas se globalizan, quieren consolidar sus eventos a nivel regional, realizando reuniones o convenciones más grandes para mejorar su logística y generar economías de escala.

Esto permite una mayor inversión en contenido, la contratación de ponentes externos e incluso un aumento de la cantidad de días para hacer la reunión aún más efectiva.

5. Mayor tiempo de antelación en la organización

Típicamente en Latinoamérica los eventos se realizaban con una anticipación de entre 30 a 45 días.

Esto dificultaba la organización, especialmente a la hora de conseguir el recinto ideal y suficiente alojamiento.

Cada vez más empresas están realizando cambios para obtener una mejor gestión de su programa de eventos, incluyendo planear sus eventos con mayor anticipación. 

Esta tendencia continuará en 2020.

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En este nuevo capítulo de su ‘Informe 2020 sobre tendencias futuras en reuniones y eventos’ se afirma que el año que viene la sostenibilidad seguirá siendo un factor cada vez más importante para esta industria que mueve 840.000 millones de dólares.

Las manifestaciones para que se tomen medidas contra el cambio climático en algunos de los destinos de eventos más importante como Londres, Sídney, Ámsterdam, Madrid, Nueva York o Washington D.C. han hecho que las empresas sean cada vez más conscientes de su importancia.

En este sentido, Derek Sharp, vicepresidente sénior y director ejecutivo de CWT Meetings & Events, ha afirmado que:

“la sostenibilidad de la industria de las reuniones y eventos, incluso de la industria de los viajes en su totalidad, ocupará un primer plano para las empresas y los organizadores de eventos en 2020”.

Según Sharp, “este impulso viene motivado por la cobertura mediática que se le está dando al cambio climático pero, lo que es más importante, es que cuenta con el apoyo y el compromiso tanto de la próxima generación de viajeros –los milenials, que se van a convertir en el mayor grupo de viajeros de negocios del mundo a partir de 2024– como con el de la generación siguiente, los centenials”.

La diferencia de estas con las generaciones precedentes es que los viajes se han convertido en algo común y accesible.

Por ello Sharp aseguró que “estas nuevas generaciones quieren seguir reuniéndose en destinos populares, pero también son muy conscientes de la necesidad de adoptar prácticas sostenibles que respeten el medio ambiente y a las comunidades locales”.

Además, y según datos de la Encuesta Global sobre Milenials 2019 de Deloitte, se considera que el cambio climático es la mayor preocupación para esta generación.

La respuesta de las organizaciones

Como respuesta a estos desafíos, las compañías y los organizadores de eventos están adoptando varias iniciativas.

Entre las que se incluyen la compensación de millas aéreas con carbono, la eliminación de residuos plásticos, la utilización de alimentos y bebidas de origen y producción local o la elección de proveedores éticos.

En la actualidad, una mayor cantidad de consumidores y empleados de todo el mundo buscan empresas y marcas que reflejen sus valores.

Además, las principales iniciativas internacionales, como los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas, están ayudando a transmitir el mensaje de que, a partir de 2020, la sostenibilidad y los negocios responsables ya no son solo un elemento para rellenar la agenda de los departamentos de RR.HH.

Sino que tienen consecuencias reales tanto para la marca como para los resultados finales de una empresa.

Acerca de CWT Meetings & Events

CWT Meetings & Events es la división de reuniones y eventos de CWT.

CWT Meetings & Events organiza cada año 38 500 proyectos innovadores y de gran calidad para clientes de distintos sectores industriales repartidos por todo el mundo.

Su experiencia y creatividad permite ofrecer eventos inspiradores, y su capacidad logística garantiza la profesionalidad de servicios de reuniones, viajes en grupo y cumplimiento normativo.

Más información www.cwt-meetings-events.com

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En contrapartida a un proceso nocivo que se fagocita, surge una tendencia verde que se apodera desde desfiles hasta diversas esferas de la moda, que busca una nueva visión para abordar la ética de la industria al tiempo que propone pasos tangibles para cerrar el círculo.

Es así como el evento sostenible de moda entra en escena teniendo en cuenta los impactos negativos en el que se desarrolla, y trata de minimizarlos al máximo para producir la menor huella ambiental posible en su entorno. 

Los eventos de moda sostenibles se desarrollan dentro de un amplio espectro que incluye la Eco Fashion Week, workshops sobre posibilidades de la moda sustentable, desfiles con prendas de marcas sostenibles de la región hasta conferencias “Know- How” de las nuevas maneras de producir, ligadas a marcas y emprendedores.

El objetivo principal de estos eventos apunta a proporcionar información sobre los desafíos, oportunidades e innovaciones que enfrenta la sostenibilidad de la industria textil y de la confección.

Planificar un evento de moda sostenible engloba utilizar productos locales, de temporada y/o ecológicos, priorizar la iluminación natural, utilizar una climatización adecuada, evitar la impresión en papel, utilizar elementos decorativos reutilizables y reciclables.

Incluir comida orgánica dentro del servicio de catering es fundamental, así como también priorizar la utilización de luminarias LED ya que aumenta la eficiencia energética.

Contratar servicios y proveedores locales juega un rol importante en lo ecológico que es el evento, la razón detrás de esto es reducir viajes y acortar distancias para llegar al evento, ahorrando así todas las aristas no ecológicas asociadas con el transporte y el traslado de personas (como las emisiones de CO2).

Acorde a los mejores eventos sostenibles, una gran idea es agasajar a los invitados con regalos ecológicos, que además de ser un obsequio de recuerdo son un motor para la concientización y reflexión sobre el cuidado del medio ambiente.

Son las clásicas “perlitas” del evento: lapiceros, llaveros, posa-vasos, porta-celulares, porta-notebooks realizadas con cuero reconstituido en todos sus colores y formas.

Los bolsos y carteras confeccionadas con velas de barco antiguas, también son opciones ideales a la hora de regalar.

En contra de lo que se piensa, no es más caro organizar un evento de moda de un modo sostenible.

El hecho de controlar y reducir el consumo de recursos hace más eficiente el proceso productivo, lo que revierte obviamente en un ahorro de tiempos y costes.

Además, desde el punto de vista empresarial aporta un valor añadido, da desde una mirada ética y responsable con el entorno que busca trabajar de manera artesanal: tratamientos textiles artesanales, reutilización de desechos y materia prima noble que se esfuerzan por reducir la contaminación de recursos naturales no renovables.

Los eventos son una herramienta de comunicación que hacen a la vinculación entre las organizaciones y sus públicos.

Son sistemas formados por subsistemas que se mueven e integran.

Preguntas como ¿Cuál es la responsabilidad social de la empresa? ¿Cuál el impacto social?, son también puntos claves para readecuar nuestro nivel de alerta y conciencia sobre el planeta.

El intercambio de ideas y conocimientos sobre los principios del Slow Fashion y los beneficios del diseño textil como industria creativa se encuentra en constante crecimiento así como su contribución al desarrollo sostenible, teniendo como eje transversal la innovación en el cuidado medioambiental.

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De acuerdo con la Directora General de Promoción Turística del estado, Rocío Lancaster Jones, los congresos y convenciones que se realizan en el estado han generado 41,000 empleos directos y una derrama económica de 36,531 millones de pesos.

Y es que el estado de Jalisco genera 56,941 reuniones de negocios para el país.

Esto, debido a su gran conectividad, oferta gastronómica, tours, infraestructura hotelera y servicios de primera calidad, entre otros.

Guadalajara es la ciudad donde se celebran más eventos de turismo de reuniones, concentra cerca del 86%, seguido de Puerto Vallarta con el 12 por ciento.

Se calcula que el 17% de turistas que visitan el estado lo hacen por motivos de negocios.

Los recursos de Jalisco

La funcionara subrayó que el estado cuenta con dos aeropuertos que conectan con más de 50 destinos nacionales e internacionales.

Asimismo, dijo que la entidad tiene disponibles más de 60,000 habitaciones y 16,000 restaurantes.

En materia de espacios para reuniones, mencionó que hay 60,000 metros cuadrados en salones; entre los que se incluye al segundo recinto más grande de Latinoamérica: Expo Guadalajara.

Pero además de la infraestructura, Jalisco destaca, también, por su atractivo.

El estado posee ocho Pueblos Mágicos, diversas actividades de entretenimiento, iconos culturales y hermosas playas, estímulos que sin duda son un plus para complementar una visita de negocios.

Gracias a la gran experiencia con la que cuenta el estado en el sector de turismo de negocios, ha sido sede de importantes eventos.

Para este año ha logrado tener programas destacados como: ISPA Mundial de Artes Escénicas 2019, el Congreso Ibero-Latinoamericano de Asfalto 2019, General Assembly of FGG (Federación de  Gay Games 2019).

Igualmente, figuran, el Congreso ABC Latinoamericano de Bodas y Eventos Especiales 2019, Intermoda, Expo Antad Alimentaria México, Gala Vallarta, Talent Land y Feria Internacional del Libro de Guadalajara, por mencionar algunos.

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