Meetmaps, la plataforma de gestión de eventos, lanzó un espacio digital exclusivo para expositores virtuales, con lo que las marcas participantes contarán con un stand virtual.

De acuerdo con la firma, un stand virtual es un espacio privado y personalizado reservado para cada expositor del evento virtual, visible para todos los participantes.

“Es el sitio donde la marca puede tener una apariencia identificable, gracias a personalizaciones y dispone de zonas interactivas para crear conexiones entre los participantes y el expositor”.

Los expositores virtuales de Meetmaps pueden crear un espacio de exposición a medida, compartir la información acerca de la empresa.

“Ya sea una descripción, logo, contacto, redes sociales y filtros para que la búsqueda del mismo sea más rápida”, explicó la empresa en un comunicado.

“En el stand no puede faltar la parte más visual, que será lo primero que el asistente verá. Se podrá personalizar el espacio con un banner y un fondo”.

Además, señaló la firma, se podrá añadir un vídeo corporativo y más datos en un sin límite de caracteres y personalizado; con imágenes, texto y enlaces.

Haciendo networking en el stand

En el stand se generarán conexiones bidireccionales mediante el sistema de matching que combina las preferencias de búsqueda del cliente con la oferta del expositor.

“Los usuarios podrán conectarse con el representante de cada expositor a tiempo real con los Meetings 1to1”, explicó la empresa.

Meetmaps ya cuenta con casos de éxito, chécalos aquí

Cada marca podrá editar su stand desde el panel de control del evento cómo y cuándo quiera, realizando todos los cambios que desee.

“De esta manera, cada expositor será independiente y autónomo, diseñando su propio stand a medida y sin límites”, señaló.

¿Qué ofrecer a los expositores en tu evento virtual?

Los organizadores de eventos y reuniones pueden ofrecer algunos beneficios a los expositores con esta funcionalidad de Meetmaps:

Transmitir su mensaje corporativo de marca; aumentar leads y contactos profesionales; medir resultados de sus reuniones y visitas; y conseguir más alcance sin barreras geográficas.

Meetmaps aseguró que cuenta con un equipo técnico experto en gestión y desarrollo software con atención personalizada que ayudará al organizador del evento a completar su calendario de citas.

“Si quieren contar con un espacio de expositores para aportar calidad a tu evento, pueden pedirnos una demo para enseñarte todas las opciones de los stands virtuales.

¿Quieres más información sobre el nuevo producto de Meetmaps? Visita  Welcome Meetmaps

La entrada Expositores virtuales, ¿Cómo lograr ingresos con ellos? aparece primero en Negocios y Convenciones.

Durante el Encuentro Iberoamericano de Organizadores de Eventos, Álvaro Rojas, director del Centro de Convenciones de Costa Rica, habló de cómo elegir el mejor recinto para un evento.

Ahí, el directivo aseguró que no hay lugares mejores ni peores, sólo distintos y que el organizador debe diferenciar entre los especialistas y los generalistas.

“Un hotel es generalista, pues los eventos no son su core business. En cambio, un centro de convenciones es especialista”, dijo.

En un centro de convenciones, dijo, la gerencia se especializa en la industria de reuniones y todos los recursos materiales, tecnológicos y humanos están destinados a eventos.

Durante el encuentro organizado por Noun Eventos Capacitación Ejecutiva, Rojas señaló que el organizador debe identificar las necesidades y características de su evento.

“Con base en eso se elige un determinado tipo de recinto. Se deben escribir los objetivos del evento y compartirlo entre el organizador y el recinto”.

Asimismo, quien ha gerenciado más de 350 eventos en su cargo, dijo que un buen organizador sabe que un evento puede tener más de un recinto.

“Algunos escogen un buen recinto principal y malos recintos alternos. El organizador debe ofrecer una experiencia global con el venue principal y los alternativos”, dijo.

Así, Rojas detalló que el organizador debe saber la cantidad de visitantes, lo cual va variando durante la organización, con la intención de que no quede chico.

Además, quien también es parte de la junta directiva del Buró de Convenciones de Costa Rica recalcó que el organizador debe conocer el revenue management.

“Para saber cómo varía el precio de un recinto según la temporada. Al haber oferta y poca demanda, la balanza se inclina hacia el organizador”.

Ante la pandemia, Álvaro Rojas aseveró que los organizadores deben tener experiencia en eventos virtuales, ya que de por sí ya era importante, ahora más.

“Durante la era del Covid-19, debe tener experiencia en eventos similares o extraordinarios, en virtualidad, si de por sí ya era importante, ahora más”.

En conclusión, el director del Centro de Convenciones de Costa Rica redondeó que para elegir un recinto se debe considerar también lo siguiente:

“Cotizaciones y precio por delegado; flexibilidad de cuotas; tiempos de cancelación o aumentos; y los tipos de montaje y decoración”, concluyó.

¿Quieres leer más sobre el Primer encuentro iberoamericano de organizadores de eventos? Lee aquí

La entrada Así se debe elegir el recinto para un evento aparece primero en Negocios y Convenciones.

No es novedoso ya el escuchar el papel central que está jugando la tecnología como facilitador de las reuniones a distancia dado que, ante el confinamiento, todos tuvimos que aprender a utilizar plataformas de comunicación digital para seguir conectados con compañeros de trabajo, miembros de la industria, familiares y amigos.

Me parece que de ahora en adelante la mayoría de los eventos que se realicen serán híbridos, a fin de dejar en el participante la decisión de asistir presencialmente o conectarse virtualmente conforme vaya sintiéndose cómodo tanto con la realidad sanitaria (en la sede respectiva), como con las condiciones económicas para su participación. erventos hi

Lo anterior, implica que empresas, individuos, recintos y organizadores tendrán que invertir tiempo, dinero y esfuerzo en mejorar las capacidades digitales, implementar protocolos de cuidado a la salud, imaginar escenarios en que mezclen la experiencia en sitio con participantes a distancia, así como modificar habilidades en sus equipos de trabajo.

Además, formatos y dimensiones en los eventos cambiarán indiscutiblemente. La relevancia del análisis predictivo o “Big Data” tendrá que reforzarse con indicadores relativos a la salud y al énfasis en la experiencia del participante habrá que agregar consideraciones de sana distancia, confianza en los sistemas hospitalarios, y simplicidad en la utilización de herramientas tecnológicas.

Por otro lado, considero que el énfasis en la sustentabilidad crecerá, pues ahora los participantes y organizadores en reuniones querrán encontrarse con destinos regenerados, eventos al aire libre y una mayor relación con la naturaleza. 

El cuidado a la salud, la procuración de bienestar de los asistentes (“wellness”), la alimentación sana y el ejercicio como parte del programa de cualquier reunión eran también tendencias que ya crecían exponencialmente… ahora serán esenciales para seguir en este negocio.

El “cambio de baraja” entre los jugadores que surgirán y las empresas que (desafortunadamente) desaparecerán será una resultante de la crisis económica que ha acompañado a la sanitaria. 

La disrupción económica y la modificación de los modelos de negocio en nuestra industria también están implícitos en toda esta nueva realidad. 

Por último, y no menos importante será la necesidad de desarrollar “habilidades blandas” como empatía, flexibilidad, resolución de conflictos y creatividad a fin de satisfacer las renovadas demandas de un cliente, participante y organizador mucho más sofisticado en su comportamiento de compra.

Este nuevo escenario hará que el rol de cada integrante en la cadena de valor sea realineado, por ejemplo:

Recintos, hoteles o centros de convenciones pasarán de ser valiosas instalaciones que auxiliaron durante la emergencia sanitaria a ser transformados en “estudios” desde donde se puedan transmitir contenidos y experiencias digitalmente. 

Agregaría que su modelo de negocios deberá modificarse, pues además de que se requerirán importantes inversiones en tecnología y sanitización, los ingresos serán diferentes pues serán eventos con menos participantes y por lo consiguiente menos consumo.

Organizaciones de destino o burós de convenciones serán responsables de mantener comunicación con los clientes con empatía para entender sus decisiones y mantener su lealtad; pero al mismo tiempo y MÁS importante será la labor que hagan para armonizar la implementación de protocolos en los diferentes miembros de la cadena de valor de la industria en sus ciudades.

Los tomadores de decisiones privilegiarán destinos responsables, resilientes, saludables y sobre todo en los que aprecien una verdadera colaboración en su comunidad receptiva.  Por otro lado, las OCV´s deberán abrir su comunicación e involucrar a diferentes grupos sociales, académicos, científicos y empresariales en sus comités, estrategias y promoción.

No se diga los cambios en habilidades y capacidades en equipos de organizadores de congresos, proveedores especializados y DMC´s quienes son los que tienen mayor contacto con participantes y clientes finales.

Esta es una oportunidad para que se valore la trascendencia de la industria de reuniones como motor de recuperación de diferentes sectores de la economía, como vehículo de transferencia de conocimiento, como especialista en ambientes controlados que priorizan el cuidado de la salud y seguridad de los participantes, como facilitadora de la necesaria interacción humana, y por supuesto como aceleradora del progreso social, educativo y económico de las diferentes regiones del mundo.

Espero verlos a todos muy pronto……cuando nos volvamos a reunir, ya sea en forma presencial o de manera virtual para seguir compartiendo con ustedes el comportamiento de las tendencias en eventos.

La entrada ¿Cambiaron o se aceleraron las tendencias en la industria de reuniones? aparece primero en Negocios y Convenciones.