El término home office o la oficina en casa ha cobrado importancia en estos tiempos donde las personas debemos aislarnos, quedándonos en casa para cuidarnos y cuidar a los demás a raíz de la pandemia del Covid-19.
Trabajar desde casa es todo un reto, adaptar espacios para simular el entorno de una oficina, aislar ruidos, elevar conexiones, programar horarios y hasta saber vestirnos…
Para quienes desde un tiempo desempeñamos nuestro trabajo virtual estos hábitos son parte de nuestra rutina diaria.
Más allá de estos retos lo importante a tener en cuenta en esta época que todo es virtual son los buenos modales que no cambian ni se flexibilizan aunque estemos en nuestros hogares.
Seguimos vinculándonos con personas y el trato hacia ellos debe ser de una manera adecuada y considerada.
Para el ceremonial la buena comunicación virtual requiere de una práctica de reglas de usos y comportamientos correctos y de ellos se encarga la Netiqueta, es decir, la etiqueta en la red.
Partiendo de la más importante premisa donde una persona educada nunca escribirá nada que no se dijera a otra si estuviese frente a frente, les comparto algunas breves sugerencias a tener siempre presente:
- Toda comunicación vía e-mail debe ser lo más clara posible. Indicaremos el nombre a quien va dirigido nuestro mensaje. Utilizaremos una letra legible en forma y tamaño. Colocaremos el motivo del mensaje lo más preciso posible, en caso contrario se correrá el riesgo que no se abra ese correo. Y siempre se firmará, nada más sospechoso que una carta sin remitente o un e-mail sin el nombre o referencia de quien lo envía.
- Al recibir e-mails corresponde dar notificación de la llegada, esto no implica contestarlo inmediatamente sino simplemente dar aviso de la correcta recepción y que pronto se responderá detalladamente. Esta acción dejará tranquilo a nuestro emisor y evitaremos reenvíos día por medio pidiendo confirmación de recibido.
- Si hemos prometido una respuesta a la brevedad así deberá ser, cuanto más demoremos la respuesta más desinterés provocará en la otra parte que la aguarda. El efecto negativo funciona exactamente como los regalos de cumpleaños que se dilatan su entrega y que con el tiempo no tendrán sentido.
- Las comunicaciones virtuales no siempre son tan privadas como parecen. Cuanto mayor sea su cargo profesional mayor será su responsabilidad de cuidar lo que se escribe, como bien reza el dicho “lo escrito queda”. Por lo tanto, es conveniente tener reparos con lo que se redacta y sobre todo en el tono en que se lo expresa.
- Un punto que irrita y trae enfados es olvidar un nombre o peor aún confundirlo. Lo mismo ocurre al momento de dirigirnos a alguien en forma escrita, por lo tanto, leer una y mil veces el nombre o jerarquía de quienes nos dirigimos. Corroborar que el corrector de ortografía de la PC no lo cambie y estar seguros que esa persona continua en su puesto o empresa.
- Existen buenos oradores y excelentes poetas en sus escrituras. Sin embargo, en nuestros trabajos diarios, cargados de muchas tareas con tiempos que apremian lo breve se convierte en una de las mejores cualidades que se pueda tener al momento de redactar. Es preferible hacerse amigo de los puntos más que de las comas.
- Tener presente que el lenguaje escrito, así como el verbal y el gestual, forman un conjunto que hacen a nuestra imagen personal y profesional, no los descuidemos.
Tómense un minuto y revisen como está vuestra comunicación virtual, inicien chequeando el nombre de sus e-mail por ejemplo… ¿utilizas adjetivos, números y letras difíciles de recordar o escribir? ¡Gracias!
Más información: www.nouneventos.com.ar
