Las invitaciones son la primera toma de contacto de los invitados con el evento y por ese motivo deben ser una muestra de cómo será, generar la expectativa suficiente y el interés para atraer y hacer partícipes a las personas invitadas.
Es por ello que debemos de ser cuidadosos a la hora de diseñarla y en la forma en que la comunicamos, para no equivocarnos con el mensaje que queremos trasmitir.
Veamos en particular el caso de casamientos y eventos sociales, ya que los eventos comerciales tienen otras características.
Hoy en día se está utilizando, y cada vez con mayor frecuencia, que previo a la entrega de la invitación propiamente dicha se realice un Save-the-date que literalmente se puede traducir como “Reserva la fecha”.
El Save-the-date no es una invitación formal ni la sustituye, ya que se envía entre 8 y 12 meses antes del evento, y la forma de distribución es más bien informal, casi siempre apoyada en las redes sociales.
Se trata de una forma de avisar con antelación que tipo de evento es y la fecha, sin mayores detalles, de modo que aquellas personas que concurran, puedan agendarlo con antelación.
Ahora bien, hayan hecho o no este paso previo, la invitación formal es la que realmente vale e importa. Veamos dos aspectos esenciales a tener en cuenta: la distribución y el diseño.
El tiempo de entrega es fundamental y debe ser entre cuatro y dos meses antes de la fecha, de modo que los invitados tengan tiempo de confirmar o no su presencia e ir preparándose para ese día.
Lo ideal es poder entregarlas personalmente, así nuestro invitado se sentirá honrado por recibirla.
Evidentemente hay casos que por distancias u otras circunstancias no se puede hacer, y se deberán enviar por correo o bien pidiendo a amigos que nos ayuden a repartirlas, haciéndolos participe de la organización del evento.
El otro aspecto fundamental es el diseño de la invitación. Cada una es diferente y debe ser capaz de transmitir la emoción, el sentimiento y hasta la personalidad de los agasajados, independientemente de los datos que no pueden faltar como ser la fecha y hora del evento, el lugar, cómo llegar.
La clave es entender que la invitación no es algo que está por fuera del evento, sino que es una parte importante del mismo y su diseño debe seguir la línea de la ambientación y la decoración.
La forma de impresión, la tipografía, el papel, el envoltorio, la forma de entregarlo, son algunas de las variantes con las cuales podemos trabajar e introducir variantes creativas.
Por ejemplo, en algunas reuniones se entregan las invitaciones, en cofres, talladas en madera y hasta dentro de botellas.
Recuerden que la imaginación y la creatividad aplicadas a este primer paso nos aseguran que la primera parte de un evento sea efectiva e inolvidable, generando en los invitados la atención y la expectación para que ese día finalmente llegue.
Pablo Anzilutti es Tutor de la cátedra de Montaje y Ambientación de Eventos del Diplomado de ODE de Noun Eventos.
http://www.nouneventos.com.ar
@NounEventos
