CWT Meetings & Events y la empresa tecnológica finlandesa Meetingpackage presentaron su nueva plataforma para reservas directas de reuniones de pequeño tamaño.

CWT easy meetings permite a los organizadores de eventos acceder a más de 250.000 salas en hoteles, tanto independientes como de grandes cadenas, y otros venues y espacios únicos en más de 130 países.

La plataforma de reuniones fáciles de CWT, diseñada con tecnología MeetingPackage, proporciona una ventanilla única fácil para buscar y reservar lugares, junto con paquetes gastro, equipos audiovisuales y otros servicios. 

La solución también brinda a los gerentes de viajes y reuniones una mayor visibilidad y control sobre su programa de reuniones pequeñas para que puedan administrar mejor los costos, el cumplimiento y la seguridad de los empleados.

Solución para el futuro 

“Estamos encantados de ver el lanzamiento de reuniones fáciles de CWT a nivel mundial y emocionados por lo que significa para el futuro de M&E”, dijo Joonas Ahola, director ejecutivo y fundador de MeetingPackage.

“Podemos ver más que nunca en el entorno comercial actual que el tema de la automatización y digitalización de procesos realmente ha pasado a primer plano a medida que los lugares se dan cuenta de que los procesos manuales se han vuelto insostenibles”.

“Por el lado del cliente, lo que hemos visto con CWT y sus clientes es que las empresas buscan una forma simple, transparente y eficiente de realizar reservas de M&E”.

“Hemos trabajado con CWT y muchos de sus clientes en los últimos meses para concretar realmente lo que creemos que necesita la industria”.

Preparada para el face to face

Chris Bowen, vicepresidente senior y director general de CWT Meetings & Events comentó sobre la asociación: “Antes de la pandemia, muchos de nuestros clientes gastaban hasta el 70% de su presupuesto de reuniones y eventos en pequeñas reuniones”.

“A medida que crece el deseo de un compromiso real y se reanudan gradualmente las reuniones de negocios cara a cara, esperamos que esta cifra aumente debido a las restricciones en el tamaño de los grupos y los requisitos de distanciamiento seguro”.

Sin embargo, sorprendentemente, la mayoría de las organizaciones aún no tienen procesos o soluciones estandarizados para administrar pequeñas reuniones, como lo hacen para grandes eventos o viajes de negocios transitorios”.

El proceso de búsqueda y reserva, más fácil

Bowen continuó: “Con las reuniones fáciles de CWT, estamos haciendo que el proceso de búsqueda y reserva sea simple y eficiente para los organizadores de reuniones, eliminando la necesidad de que ellos busquen manualmente lugares abiertos y disponibles”.

Al mismo tiempo, estamos ayudando a las empresas a consolidar información crucial sobre sus gastos y actividades en reuniones que permitirán un mejor control de costos y gestión de riesgos”.

Versión estándar, gratis

La versión estándar de la plataforma, que es ideal para reuniones puntuales, es gratuita para cualquier organizador de reuniones y permite a los planificadores buscar, comparar y reservar reuniones al instante.

Es accesible a nivel mundial a través de un sitio web que está habilitado para computadoras de escritorio, tabletas y dispositivos móviles, y está disponible en ocho idiomas.

Los pagos se pueden realizar con tarjeta de crédito, tarjeta virtual o tarjeta de alojamiento, y las reservas se pueden modificar o cancelar fácilmente a través de la plataforma.

Las empresas también pueden cargar tarifas negociadas previamente y lugares únicos a los que pueden acceder exclusivamente sus empleados.

En términos de informes e inteligencia empresarial, los paneles e informes personalizados brindan una visibilidad completa de las reservas realizadas por los empleados de la organización que utilizan la plataforma y brindan la capacidad de rastrear reservas, cancelaciones, volúmenes y gastos por proveedor, usuario o lugar de reunión.

Se estima que en 2019, se gastaron más de 100 mil millones de euros a nivel mundial en pequeñas reuniones de menos de cien delegados y la gran mayoría de estos eventos todavía se planifican y reservan fuera de línea.

Joonas Ahola agregó: “Como vemos que CWT y las agencias de reuniones y eventos en general adoptan la reserva en línea para M&E, estamos seguros de que los lugares también se beneficiarán de un mayor volumen de transacciones y una relación mucho más saludable entre consultas y transacciones.

“Una vez que pase la actual crisis pandémica, esto mejorará enormemente nuestra industria”

Más información: www.cwt-meetings-events.com

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