Antes de cuestionar el éxito de un evento es fundamental analizar las variables con las que se están midiendo sus resultados.
Y es que la planificación de ferias o congresos implica multitud de variables y factores que
complican su correcta evaluación.
Ante este dilema, Javier Romo, responsable de Marketing en Orquidea Technology Group, nos comparte algunos indicadores clave de rendimiento, imprescindibles para la medición del ROI en los eventos.
Total de inscripciones
Es una de las maneras más rápidas para calcular el éxito de un evento. Se recomienda hacer un seguimiento mensual de las inscripciones para tener una comprensión más clara del desempeño de las ventas a lo largo del tiempo.
Check-in del evento
Este indicador muestra directamente la cantidad de asistentes que se han registrado y llegado al evento. Crucial para medir el ROI, tanto en términos absolutos como relativos.
Es importante asegurarse de que el número de registro es exacto para cada día del evento. Se recomienda un sistema de acreditación y check-in automático.
Encuestas de satisfacción de los asistentes
Las respuestas a las encuestas son útiles para entender la satisfacción de los asistentes y asegurar que los eventos futuros cumplan con las expectativas.
La recomendación es ser específico con las preguntas y cuando sea posible, ofrece opiniones de respuesta numéricas, así serás capaz de sacar conclusiones más profundas con datos cuantificables.
Puntuación Neta de Promotores (NPS)
Al hacer una pregunta de escala 1-10, las puntuaciones 9-10 son considerados “promotores” que actuarán como entusiastas leales a la marca de tu evento.
Las puntuaciones de 7-8 son “pasivos”, asistentes satisfechos, pero que siguen siendo vulnerables a otras ofertas competitivas.
Por último, las puntuaciones entre 0-6 son considerados “detractores” y corren el riesgo de dañar tu marca a través de reseñas negativas.
Esta puntuación es un indicador clave de la cantidad de valor que tu evento ha aportado a los asistentes y la manera en que se puede mejorar este impacto.
Número de miembros activos de la comunidad
Este indicador garantiza que se mantengan tanto los niveles de actividad dentro de la comunidad, así como de los tipos de asistentes más activos.
Las métricas de un miembro activo de la comunidad pueden ser el número de perfiles vistos o el tiempo pasado dentro de la aplicación.
Estos datos son útiles para optimizar la experiencia de la App y encontrar formas de involucrar a los asistentes dentro de la plataforma.
Número de mensajes enviados dentro de la comunidad
Entre las muchas otras formas de medir la actividad dentro de la comunidad del evento, el número de mensajes enviados entre los miembros demostrará si la plataforma se está utilizando como una herramienta eficaz de networking.
Cabe recordar que desarrollar relaciones comerciales es uno de los componentes claves de
cualquier evento.
Participación de los ponentes
Aunque puede haber mucho interés en que un ponente en concreto suba al escenario, el
desempeño de éste es determinado, en última instancia, por la audiencia.
Una forma de evaluar su desempeño es proporcionar formas en las que los ponentes puedan interactuar y responder a las preguntas de los asistentes.
Esto genera una comunicación de doble sentido que añadirá valor.
Tasa de respuesta en encuestas durante las sesiones
Con una app para eventos puedes hacer que los asistentes voten en encuestas en directo durante las sesiones.
Esta tasa de respuesta indicará los niveles de participación de los asistentes y es una manera, para los organizadores, de conocer qué sesiones tuvieron más éxito.
Menciones en redes sociales
Las menciones se dan cuando los usuarios escriben directamente el nombre de tu perfil del evento o lo hacen a través de un hashtag en su comentario o tuit.
Durante el proceso de planificación del evento, asegúrate de que tu nombre de perfil y tu hashtag son simples, únicos y de fácil difusión.
Participación en los medios sociales
Algo diferente de las menciones es la reacción ante los mensajes con un “me gusta”, las veces que se han compartido o retuiteado.
Esta métrica es un indicador que permite saber qué sesiones, ponentes y momentos del evento fueron más populares.
Asegúrate de tener suficiente contenido y de calidad para reaccionar a los comentarios de tus seguidores.
En ocasiones, los eventos son difíciles de medir y es complicado recibir la aprobación de ciertos gastos si no se pueden mostrar unos resultados que los justifiquen.
Por ello, establecer unos indicadores correctos y ajustados a tu estrategia es de vital importancia para el diseño de tus eventos, concluye el especialista Javier Romo.
