Aunque no está claro el panorama con relación a “cuándo” regresará la actividad plena a nuestra industria, el “cómo” es un poco más fácil de imaginar, pues todo lo que hizo la pandemia, fue acelerar tendencias que ya venían dibujándose en éste y otros sectores (tanto de la economía como del conocimiento).

No es novedoso ya el escuchar el papel central que está jugando la tecnología como facilitador de las reuniones a distancia dado que, ante el confinamiento, todos tuvimos que aprender a utilizar plataformas de comunicación digital para seguir conectados con compañeros de trabajo, miembros de la industria, familiares y amigos.

Me parece que de ahora en adelante la mayoría de los eventos que se realicen serán híbridos, a fin de dejar en el participante la decisión de asistir presencialmente o conectarse virtualmente conforme vaya sintiéndose cómodo tanto con la realidad sanitaria (en la sede respectiva), como con las condiciones económicas para su participación. erventos hi

Lo anterior, implica que empresas, individuos, recintos y organizadores tendrán que invertir tiempo, dinero y esfuerzo en mejorar las capacidades digitales, implementar protocolos de cuidado a la salud, imaginar escenarios en que mezclen la experiencia en sitio con participantes a distancia, así como modificar habilidades en sus equipos de trabajo.

Además, formatos y dimensiones en los eventos cambiarán indiscutiblemente. La relevancia del análisis predictivo o “Big Data tendrá que reforzarse con indicadores relativos a la salud y al énfasis en la experiencia del participante habrá que agregar consideraciones de sana distancia, confianza en los sistemas hospitalarios, y simplicidad en la utilización de herramientas tecnológicas.

Por otro lado, considero que el énfasis en la sustentabilidad crecerá, pues ahora los participantes y organizadores en reuniones querrán encontrarse con destinos regenerados, eventos al aire libre y una mayor relación con la naturaleza. 

El cuidado a la salud, la procuración de bienestar de los asistentes (“wellness”), la alimentación sana y el ejercicio como parte del programa de cualquier reunión eran también tendencias que ya crecían exponencialmente… ahora serán esenciales para seguir en este negocio.

El “cambio de baraja” entre los jugadores que surgirán y las empresas que (desafortunadamente) desaparecerán será una resultante de la crisis económica que ha acompañado a la sanitaria

La disrupción económica y la modificación de los modelos de negocio en nuestra industria también están implícitos en toda esta nueva realidad. 

Por último, y no menos importante será la necesidad de desarrollar “habilidades blandas” como empatía, flexibilidad, resolución de conflictos y creatividad a fin de satisfacer las renovadas demandas de un cliente, participante y organizador mucho más sofisticado en su comportamiento de compra.

Este nuevo escenario hará que el rol de cada integrante en la cadena de valor sea realineado, por ejemplo:

Recintos, hoteles o centros de convenciones pasarán de ser valiosas instalaciones que auxiliaron durante la emergencia sanitaria a ser transformados en “estudios” desde donde se puedan transmitir contenidos y experiencias digitalmente

Agregaría que su modelo de negocios deberá modificarse, pues además de que se requerirán importantes inversiones en tecnología y sanitización, los ingresos serán diferentes pues serán eventos con menos participantes y por lo consiguiente menos consumo.

Organizaciones de destino o burós de convenciones serán responsables de mantener comunicación con los clientes con empatía para entender sus decisiones y mantener su lealtad; pero al mismo tiempo y MÁS importante será la labor que hagan para armonizar la implementación de protocolos en los diferentes miembros de la cadena de valor de la industria en sus ciudades.

Los tomadores de decisiones privilegiarán destinos responsables, resilientes, saludables y sobre todo en los que aprecien una verdadera colaboración en su comunidad receptiva.  Por otro lado, las OCV´s deberán abrir su comunicación e involucrar a diferentes grupos sociales, académicos, científicos y empresariales en sus comités, estrategias y promoción.

No se diga los cambios en habilidades y capacidades en equipos de organizadores de congresos, proveedores especializados y DMC´s quienes son los que tienen mayor contacto con participantes y clientes finales.

Esta es una oportunidad para que se valore la trascendencia de la industria de reuniones como motor de recuperación de diferentes sectores de la economía, como vehículo de transferencia de conocimiento, como especialista en ambientes controlados que priorizan el cuidado de la salud y seguridad de los participantes, como facilitadora de la necesaria interacción humana, y por supuesto como aceleradora del progreso social, educativo y económico de las diferentes regiones del mundo.

Espero verlos a todos muy pronto……cuando nos volvamos a reunir, ya sea en forma presencial o de manera virtual para seguir compartiendo con ustedes el comportamiento de las tendencias en eventos.

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