La automatización ha sido un tema candente en la industria MICE durante varios años, pero ahora hay indicios de que está creando un conjunto de beneficios tangibles y medibles tanto para la planificación como para la entrega de eventos.
Cuando superas las complejidades de las tecnologías como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial (IA), lo que básicamente hacen es eliminar los inconvenientes de muchos procesos de reuniones y eventos tanto para los planificadores como para los asistentes.
Evolución de las apps
La introducción de aplicaciones para eventos se ha acelerado en los últimos años, con un crecimiento en su uso por parte de los clientes particularmente fuerte desde 2017.
Estos han evolucionado rápidamente no solo para ofrecer itinerarios y agendas de viaje sino como una forma efectiva de interactuar con los asistentes.
Esta funcionalidad mejorada también ha ayudado a acelerar partes laboriosas del proceso de check-in, incluido el registro, con aplicaciones que ahora pueden facilitar la impresión de tarjetas “a pedido” en lugar de esperar en las filas.
Si bien la tecnología aumentada se puede utilizar para guiar a los asistentes en un evento grande y mostrarles a dónde deben ir.
El uso de chatbots y el análisis ultrarrápido de datos a través del aprendizaje automático y la inteligencia artificial pronto ayudarán a crear un mayor nivel de personalización para los asistentes.
En el futuro cercano, este proceso se puede mejorar mediante el uso de chatbots, mientras que el aprendizaje automático puede ayudar con una mayor personalización para los asistentes.
Las aplicaciones de eventos también se pueden usar como una forma de medir el compromiso durante un evento: se pueden vincular a las cuentas de redes sociales de un asistente y permitirles interactuar fácil y rápidamente.
Perspectivas más profundas
Analizar cómo los asistentes usan la aplicación también puede proporcionar información invaluable.
Por ejemplo, los organizadores pueden monitorear la cantidad de vistas que las sesiones individuales o los oradores reciben de los asistentes en la aplicación.
Esto les permite medir la asistencia probable antes del evento, lo que puede requerir un traslado a una sala o lugar más grande para sesiones populares o oradores.
No es solo alrededor de las aplicaciones que la automatización está dando sus frutos al ofrecer una mejor experiencia para los asistentes.
Las herramientas de interacción, como Slido, permiten a los asistentes hacer preguntas en línea durante las sesiones sin el ritual de esperar que se les transporte un micrófono, lo que ahorra tiempo y también permite que los asistentes más reticentes se sientan más cómodos para hacer preguntas.
Otra tecnología que está comenzando a transformar reuniones y eventos es la identificación por radiofrecuencia (RFID).
Esto permite el “seguimiento pasivo” automatizado de los asistentes a través de un dispositivo conectado a las tarjetas de identificación, para que los clientes puedan ver a qué sesiones asisten.
Si bien esto puede parecer un poco como “Big Brother” está mirando, los asistentes pueden optar por no ser rastreados si lo desean.
El enfoque principal de este tipo de automatización es hacer que los eventos sean más eficientes y mejores para todos al permitir que los asistentes se concentren en el contenido del evento y las reuniones cara a cara, en lugar de desviarse y retrasarse al tener que realizar tareas manuales lentas como como evento de registro y registro.
Se trata de crear una experiencia sin fricción.
