El ámbito privado no escapa a las normas de protocolo, la imagen pública de un empresario es sencillamente el reflejo de la organización que representa.
Por este motivo, así como en el ámbito oficial un Presidente de la Nación es quien demostrará nuestra cultura y respeto a las costumbres, en el ámbito corporativo sucederá algo similar.
La aparición del protocolo en el mundo de los negocios es sin dudas una herramienta más de la estrategia empresarial, es una buena manera de relacionarse y comunicarse en forma positiva.
Es cierto que no hay decretos que establezcan un protocolo de negocios, sin embargo por una cuestión de criterio común se han adaptado muchas reglas oficiales para el ámbito corporativo.
Dando así un marco de requisitos que han de observarse cuando se realicen eventos que amerite el empleo del protocolo, aunque sabemos que no todo evento privado necesita del ceremonial.
Cada empresa debería tener un manual de protocolo, de buenas costumbres reuniendo un conjunto de recomendaciones, metodologías, prácticas de cortesía y saber estar.
Que contribuyan a reforzar el estilo propio, realzar los valores corporativos, el cuidado de los detalles y el sello único de la organización.
Si vas a realizar un evento corporativo apunta las siguientes sugerencias protocolarias:
- Llegada de invitados
Si serán personas muy importantes se preparará un acceso exclusivo, brindando todas las seguridades posibles y facilitando las acreditaciones a todo el equipo que acompañe a estas personas.
En el caso de autoridades se establecerá quién las recibe y dónde.
Es importante que para cada invitado especial se encuentre presente su par de la empresa, esto facilitará la conversación y hará sentir acompañado a la visita.
- Ubicación de los invitados
Planificar con tiempo y exactitud donde se ubicarán los invitados según su precedencia, utilizar zonas cercadas o carteles de “reservado”.
Si se cuenta con la presencia de los medios de comunicación se deberá facilitarles el trabajo estableciendo un lugar adecuado, al igual que con los invitados VIP indicar claramente donde estará ubicada la prensa.
Además, brindar las condiciones adecuadas para que desarrollen su trabajo sin inconvenientes, no es lo mismo el periodista que va a grabar imágenes para una TV, que otro que va a grabar sólo el sonido para una radio o el que tiene que hacer fotografías se necesitará de distintos requerimientos técnicos.
- Orden de jerarquías
Es muy importante que se tenga en claro cuál es el orden de jerarquías dentro de una empresa, partiendo de su presidencia hasta la precedencia de cada departamento o área según su creación o por su denominación.
Habitualmente, el anfitrión es el que preside el acto, pero hay ocasiones, que los invitados de honor son los que ocupan ese lugar.
La visita de un personaje de relevancia hará que el anfitrión ceda su lugar central como demostración de cortesía.
- Ambiente armonioso
Respetar las reglas de protocolo, dando a cada quien el trato que le corresponde hará que todo se desarrolle sin fricciones ni malas caras.
Brindar un ambiente cómodo para todas las personas sin que nadie se sienta ofendido por alguna situación es primordial para que el evento sea totalmente exitoso.
Recordar el protocolo guiará a quienes organicen un acto o evento en diferentes situaciones cómo ser en el orden de precedencia con autoridades oficiales y miembros destacados de la comunidad.
En la forma correcta de exponer símbolos nacionales o institucionales, utilizar los tratamientos y requisitos de redacción correctos para mantener correspondencia protocolar o bien conocer las formalidades necesarias para entablar relación con individuos de otras culturas.
El mundo empresario o institucional debe fomentar sus relaciones institucionales con personas de su misma nacionalidad o extranjeras,
Y la imagen y el prestigio ocupan un lugar de excelencia, por lo que las normas protocolares deberán ser observadas y los usos tradicionales deben ser respetados.
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