Para realizar un evento sustentable y eco friendly se deben tomar algunos aspectos básicos en cuenta, tales como la accesibilidad o el manejo de desechos, aquí compartimos una guía con los puntos más importantes, de acuerdo con expertos en la materia procedentes de Bruselas, que fue nombrada la primera ciudad sustentable europea por su política ambiental y ocupa, actualmente, la posición número 9 del Índice Europeo de Ciudades Verdes, por encima de París y Londres.

Recinto: En cuanto al foro o recinto existen distintas opciones, deberá ser un lugar accesible mediante transporte público o a pie, que tenga espacio para almacenar o estacionar bicicletas, que sea un edificio de bajo consumo energético, que disponga de un sistema óptimo de manejo de desechos, o que cuente con un programa de videoconferencias para reducir las emisiones de gas y ahorrar tiempo y energía que se utilizan al viajar.

Hotel: Seleccionar un hotel basándose en qué tan involucrado está en cuestiones ambientales o sociales es algo que los asistentes notarán. Se deberá escoger habitaciones que muestren el cuidado ambiental y el desarrollo sostenible, habitaciones eco-friendly en aquellos complejos que hayan sido galardonados con premios ambientales o que cuenten con una política de Empresa Socialmente Responsable. Además de ello deberá estar lo más cercano posible o mejor conectado al transporte público. Un centro de hospedaje pequeño también puede funcionar para que los participantes disfruten de la autenticidad o el encanto de la localidad, así como beneficiar a la economía local y Pymes. Finalmente, también se debe prestar atención a los productos disponibles en el hotel, que sean orgánicos, locales, sustentables o adquiridos mediante un comercio justo.

Transporte: Los servicios de transporte entre las reuniones y los congresos tienen un impacto en el ambiente En teoría, un evento sustentable debe contar con un plan de transporte amable con el ambiente y tener opciones como el transporte público o bicicletas. Se debe priorizar compartir automóvil.

Catering: La sustentabilidad en la banquetería o catering también depende de la calidad de las comidas que serán servidas en las reuniones. Ofrecer comida para todos los gustos, que sea saludable y sustentable es posible. A la hora de elegir los proveedores se debe tomar en cuenta al ambiente, escoger prestadores de servicios y productos que ejerzan un comercio justo, productos locales y de temporada; favorecer el uso del vidrio por encima de los desechables de plástico o usar utensilios biodegradables; ofrecer menús vegetarianos también reducirá la huella ecológica del evento. Asimismo, se puede evitar desperdiciar comida mediante una organización meticulosa en cuanto a la cantidad de asistentes confirmados.

Manejo de desechos: La reducción de desechos es un factor que se debe tomar en cuenta antes, durante y después de un congreso, para ello se debe evitar el papel y accesorios de plástico en invitaciones y paquetes de información, reducir y minimizar el material impreso, evitar ordenar más comida de la necesaria, reutilizar el material de la conferencia y ocupar material sostenible, reciclar cualquier desperdicio en la medida de lo posible, de este modo se podrá realizar un evento “Zero Waste Event”.

Invitaciones y material del congresista: En este sentido se puede ahorrar bastante en el proceso de mandar invitaciones y difundir el material de la conferencia, al reducir la cantidad de papel impreso se ahorra tanto en papel como en energía. Para ello se prioriza la comunicación vía Internet, también es posible imprimir el papel por ambos lados o usar hojas de papel reciclado. En cuanto a los artículos promocionales, igualmente, se pueden reducir o seleccionar productos hechos con materiales más amigables o realizados bajo proyectos sociales. Al final, el material que sobre puede reutilizarse y los artículos pueden ser donados a la caridad que los necesite.

Programas sociales, actividades post congreso y formación de equipos: Las actividades post congreso, además de ayudar a los participantes, pueden traer beneficios a la comunidad. Algunas actividades son los paseos en bicicleta, prácticas de campo eco ambientales o la cata de cervezas locales.

Legado Social: Integrar un enfoque social al evento es un gesto que cuenta. Existen muchas maneras de apoyar a fortalecer el tejido social, ya sea mediante una donación, el financiamiento o las acciones como el voluntariado o la creación de empleos. Entre las opciones en este sentido se encuentran las donaciones a caridades locales o internacionales, formar parte de proyectos de renovación o construcción, la interacción con los habitantes de la localidad, la contratación de trabajadores locales, espacios con precio reducido para la comunidad o brindar paquetes de comida a personas en situación de calle, adultos mayores o familias desamparadas.