Las empresas han logrado reducir sus gastos hasta en 15% y el tiempo de organización de un viaje en 75% con una política eficiente y un buen trabajo de comunicación de la misma entre todas las personas que se adhieran a ella, de acuerdo con el estudio más reciente de la división CWT Solutions Group.
Dicho análisis se enfoca en los retos de hacer cumplir la política de viajes y en explicar cómo influenciar el comportamiento de los viajeros. Basta con conocer los requerimientos que implica trasladar a un trabajador (como las reservas de vuelos y hotel) y que un sólo equipo se haga cargo de la gestión para aumentar la personalización del servicio.
A pesar de que los departamentos encargados de gestionar los viajes de las empresas dedican tiempo y recursos para conseguir las mejores ofertas corporativas y mantener los costos, el comportamiento de los viajeros suele no cumplir con las políticas. La información la tienen archivada y no la consultan con frecuencia, dan prioridad a otros requerimientos de sus clientes, o bien, las preferencias personales tienen mayor interés.
La solución sencilla al respecto, es proporcionar la información debida sobre la política de viajes y hacer que los empleados se responsabilicen, proporcionándoles las herramientas necesarias para que puedan tomar la mejor decisión en beneficio de la compañía.
El estudio sugiere que hay varias maneras de influenciar en el comportamiento de los viajeros a manera de educarlos y generar ahorro en las empresas, entre ellas: La información debe ser frecuente y consistente sobre la importancia del cumplimiento de las políticas. Los gestores de viajes deben estar más cerca de los empleados para dar seguimiento junto con ellos de la coordinación de éstos. Deben ofrecer información relevante y clara acerca de las acciones a emprender.
“Hoy más que nunca, controlar la línea de gastos de viaje en las empresas es muy relevante, las empresas por necesidad continuarán viajando y tendrán que lograr convertir sus viajes de negocio en negocio para todos. Esto se logrará siempre y cuando las empresas instruyan y direccionen a sus empleados a cumplir con las políticas establecidas”, comentó Gerardo Vera Prendes, director general para México y Centroamérica de CWT.
CWT es líder global especializado en la gestión de viajes de negocios y de reuniones y eventos. Presta servicio en más de 150 países y territorios a empresas de todos los tamaños, así como a instituciones gubernamentales y organizaciones no gubernamentales. En 2015, el volumen de ventas de las operaciones propias y conjuntas ascendió a un total de 24,200 millones de dólares. Para más información visite www.carlsonwagonlit.com.
