Por Silvana Bonsignor, Analista en Relaciones Públicas y Ceremonial de Noun Eventos

El ceremonial y el protocolo son términos que usualmente se escuchan y utilizan como sinónimo aunque tienen cada uno de ellos su diferencia. El primero representa todas las costumbres y tradiciones, mientras que el segundo se refiere a lo establecido por decreto, normas que aparecen de cumplimiento obligatorio. La práctica de cada uno de estos conceptos brindará a cualquier profesional el saber actuar correctamente y acorde a las reglas de buenos modales.

Es una imagen recurrente que viene a la mente de muchos organizadores que incluir las normas de ceremonial y protocolo puede acartonar su celebración, acto o reunión. Sin embargo, lo cierto es que todo evento va a requerir tenerlas.

Cada acto o celebración son, muchas veces, objetos de análisis por su falta o no de protocolo, y a su vez muchas reglas del ceremonial necesitarán la excelente organización de un profesional para poder ser aplicadas como corresponden.

Deberá seguirse el protocolo a rajatabla, si se desea desempeñar un buen trabajo, siempre que se organice eventos públicos o privados o en conjunto como suelen denominarse “eventos públicos mixtos”. Esto ha hecho que las empresas e instituciones públicas se encuentren con nuevas maneras y metodologías a la hora de la realización de los actos. Cuando la empresa realiza actos propios de su ámbito de competencias y no participan autoridades o instituciones del sector público, rige el protocolo específico de la empresa que lo organiza, respetando sus usos y costumbres.

En eventos de carácter oficial las normas de protocolo serán de mayor rigurosidad al momento de aplicarlas, por tal motivo es aconsejable tomarse un tiempo necesario para planificar cada paso y que protocolo deberá seguirse. Un error en estas normas puede causar el fracaso del evento y más aún la ruptura de un vínculo nacional o internacional según el motivo del acto. Y la sensibilidad de cada detalle planteado sea colocación de banderas cómo la ubicación de autoridades están en su punto máximo de alerta, tanto por los protagonistas como quienes luego difundirán el evento. Y por supuesto, que ante un fallo la única persona señalada será el organizador del evento.

Por lo tanto, a través del protocolo se inculca metodología, decoro, elegancia, y buena conducta en las ceremonias. El éxito protocolar depende de una buena planificación, programación y dedicación, para así poder prever, armonizar, y coordinar todos los detalles de un acto solemne o público. Asimismo, servirá como guía para cualquier tipo de evento, como pueden ser los del ámbito social.

Elegir correctamente qué tipo de evento se celebrará según su horario de inicio, brindará conocimientos de cómo comportarse, qué se comerá, de qué manera lo harán, si estarán mucho tiempo de pie, saber cuándo retirarse.

Como principios básicos que jamás un profesional deberá olvidar se mencionan estos tres conceptos de fácil aplicación: educación, sentido común y respeto.

La educación es, como concepto amplio, mucho más que la simple idea de las doctrinas y enseñanzas que se imparten a niños y jóvenes en los establecimientos educativos. Se refiere también a las condiciones de desarrollo personal, la urbanidad, la cortesía, la capacidad de interactuar en sociedad.

El segundo principio es el sentido común, que no se aprende en libros, ni hay cursos. Se trata de un concepto estrechamente ligado con la educación y manejarlo resulta vital para actuar de forma correcta.

Finalmente, en cuanto al respeto, se toma la segunda acepción de la Real Academia Española que dice: “miramiento, consideración, deferencia”. En estos conceptos se encierra el secreto de la convivencia, base a su vez de las buenas relaciones sociales: es de importancia fundamental ser respetuosos con las demás personas, con costumbres distintas de las propias, con las otras religiones y las otras culturas.

Aunque resulte algo extraño el protocolo persigue un solo objetivo “hacer fácil lo difícil”.
En definitiva, y sin entrar en mayores profundidades, se debe dejar a un lado los prejuicios sobre la dificultad de utilizar las reglas del protocolo, haciendo de su uso habitual algo simple y fácil. Y que ayudarán a resaltar el saber hacer ante cualquier situación siendo esta disciplina de los buenos modales los mejores socios para todo Organizador Profesional de Eventos.

Silvana Bonsignor
Analista en Relaciones Públicas y Ceremonial
Tutora de la cátedra de Ceremonial & Protocolo y RR.PP. del Diplomado de ODE de Noun Eventos.
Coordinadora Académica de Noun Eventos
Argentina
www.nouneventos.com.ar
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