Eso esperamos todos después de participar en él, experimentando en primera persona las medidas y protocolos de seguridad llevados a cabo para celebrar WMF 2020.

Desde recibir a personal médico capacitado de Azumed en casa para realizar la prueba de COVID y el seguimiento cercano por Marvelino y todo el equipo.

Así World Meetings Forum contribuye a la reactivación de la industria de reuniones desde Los Cabos, México y muestra cómo serán los eventos a corto plazo: pequeños, focalizados, híbridos y controlados.

“Sí se pudo, sí se pudo”, era, al unísono, el grito esperanzador que cerró con broche de oro el World Meetings Forum (WMF) 2020, uno de los eventos con los que México anuncia al mundo que está decidido a proponer formas efectivas y seguras.

“Somos el primer evento formal con estas características, que reúne el aforo de sesiones plenarias, citas de negocios, eventos sociales y hasta un torneo de golf. Aunque ya ha habido algunos ejercicios, éste ya opera formalmente”, argumentó Rafael Hernández, Chairman de WMF.

Y es que, empezando el segundo trimestre del año, sin previo aviso ni explicaciones de por medio, un virus paralizó por completo al sector de los eventos, provocando fuertes afectaciones a las miles de familias que dependen de estos.

Por ellas, por arrancar la recuperación de sus vidas y sus empleos, en busca de reactivar su economía es que se decidió darle la vuelta a la negativa impuesta por la pandemia para mostrar un camino por donde sí se pudiera regresar a los encuentros cara a cara, de forma segura, sin afectar la experiencia de los participantes ni la finalidad de la reunión.

Y se llegó a un formato que marcará el futuro próximo de los eventos en la nueva normalidad: más pequeños, controlados, focalizados e híbridos, pues la participación desde las plataformas virtuales es algo que sin duda seguirá.

Las mejores prácticas puestas en marcha  

Consiente de la responsabilidad que implicaba dar este paso hacia la recuperación de la industria, lo primero que hicieron los organizadores fue implementar un protocolo de seguridad regido por las mejores prácticas a nivel mundial y así surgió 360º and Beyond.

Dicho programa sumó a las medidas más generales, screenings médicos en línea, así como la realización de pruebas rápidas a domicilio con un costo preferencial para los Suppliers participantes en el evento y testeos aleatorios de Covid-19 ya en el evento.

Para ello, WMF estableció una alianza estratégica con Azumed, empresa especializada, pero, también, perfiló un rasgo más de lo que serán los eventos a futuro, donde la cadena de valor está mucho más integrada, mejor comunicada y más participativa.

Con el fin de generar, en conjunto destinos, hoteles, recintos y los distintos proveedores de servicios, un ambiente seguro, no solo para los visitantes, sino para los trabajadores del sector.

De esta forma, al protocolo de los anfitriones se sumaron las medidas de la aerolínea, de los aeropuertos de origen y destino, el programa Safe with Meliá del hotel sede, los protocolos de la empresa que realizó los transfers y el protocolo del Fideicomiso de Turismo de Los Cabos.

“El evento se logró hacer gracias a que los participantes se alinearon y decidieron ir hacia adelante. Y estamos muy contentos de asumir este reto que sabemos es una gran responsabilidad, pero contamos con un gran destino, un gran hotel y prestadores de servicios muy profesionales, todos bien preparados”, reconoció Rafael Hernández.

Termómetros radiales, dispensadores de gel desinfectante, participantes con cubrebocas, personal capacitado y equipado, recordatorios incentivando la sana distancia, todo enviaba el mensaje de seguridad que se necesitaba para un evento de este nivel. Y el saldo, hasta el momento en que escribo estas líneas, blanco.

El futuro inmediato

Con las actividades poco a poco retomando su cauce, lo que queda por delante para trabajar, es ir generando confianza a través de la aplicación de una posible vacuna y mientras tanto, el seguimiento de todas las líneas de seguridad posibles.

Mientras tanto, si transcurridas dos semanas posteriores a la finalización del WMF, el monitoreo a quienes participamos, arroja saldo blanco, entonces será claro indicio de que es posible realizar eventos seguros, reduciendo a casi 99% el riesgo de contagio.

¿Pero qué sigue más allá de la seguridad? La promoción, efectiva, focalizada, directa, enviando el mensaje de cómo nos hemos preparado y por qué decimos que estamos listos para recibir eventos en México.

Únete & Reúnete México

Desde el Consejo Mexicano de la Industria de Reuniones (COMIR) lo tienen claro y por ello en el marco del evento se firmó la alianza “Únete y Reúnete México”.

Un llamado a la cadena de valor a impulsar a la industria hacia su recuperación, haciendo la mejor promoción, y convenciendo a los clientes de que sí hay forma de llevar a cabo reuniones seguras.

Para el Secretario de Turismo de Baja California Sur, es fundamental que podamos mandar mensajes positivos y propositivos como éste que se emitió con la realización de WMF, toda vez que la única forma en la que saldremos adelante es recuperando la normalidad.

“Lo que está sucediendo es una prueba de que hay confianza en el destino y el turismo de reuniones es una posibilidad muy buena para México y Baja California Sur, por ello vamos a seguirlo apoyando eventos como éste”.

De acuerdo con el director General del Fideicomiso de Turismo de Los Cabos, Rodrigo Esponda, afortunadamente, el 60% de las reservaciones grupales que se tenían prospectadas para este año se han pospuesto, no cancelado.

Aun así, habrá que dar un fuerte impulso al sector y como destino harán caravanas de promoción al interior y al exterior del país.

Igualmente, anunció la realización de un evento virtual con los principales clientes del destino para darles a conocer lo que están llevando a cabo y como están protegiendo a los visitantes en la nueva normalidad.

¿Cómo se ve la industria de reuniones?

La emoción por volver a encontrarnos cara a cara era evidente y fue el comentario constante entre los participantes.

Para Jaime Salazar, presidente del Consejo Mexicano de la Industria de Reuniones (COMIR), lo que sucedió entre el 31 de agosto y el 2 de septiembre en Los Cabos, con el WMF, fue una muestra, también, de la hermandad y solidaridad.

Rasgos que siempre han caracterizado a la gran familia de las reuniones, que a lo largo de numerosas crisis ha sido ejemplo de resiliencia y punto de apoyo para la recuperación.

Esta vez no será la excepción y aunque habrá que estabilizar primero el gran impacto que tuvo en las finanzas el confinamiento, hay confianza y voluntad para salir adelante.

Resaltó, en este sentido, la importancia de la campaña “Únete y Reúnete México”, que busca reactivar los eventos en el país, dirigida a líderes y profesionales de la industria.

Nos vemos en 2021

De esta manera queda de manifiesto la capacidad y versatilidad del comité organizador del WMF, de FITURCA Los Cabos y del estado de Baja California Sur, para albergar eventos en esta llamada “nueva normalidad”.

Lo cierto es que, de alcanzarse el saldo blanco con cero contagios, será logro del comité organizador y la demostración implícita del nivel de conciencia de cada participante para contribuir a ello.

Nos vemos en el 2021, nuevamente en Los Cabos y teniendo como sede el Hard Rock Hotel Los Cabos, esperemos ya, sin mascarillas…

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