La realidad virtual fue la llave que abrió las puertas a un nuevo escenario.

Los grandes avances de esta tecnología en los últimos años han permitido combinar la seguridad y comodidad de las reuniones en línea con la interactividad de los encuentros presenciales.

Y lo que antes se consideraba como un avance accesible únicamente para grandes organizaciones, ya no lo es.

De hecho, en la actualidad, una conferencia virtual está a la orden del día para muchos negocios, independientemente de su tamaño o actividad.

Es por ello que hoy te compartimos algunos tips para organizar una conferencia virtual con éxito.

Determinar el tema de la videoconferencia web 

El sentido común tiene que estar presente en todos los procesos que conforman la organización de un evento virtual.

Aquí será necesario preguntarnos qué se quiere dar a conocer y plantearnos si el tema es el adecuado.

Definir nuestro público objetivo 

Como en toda planificación, determinar a quién nos dirigimos y quiénes nos escucharán es el primer paso para allanar el camino al éxito.

El funcionamiento de una conferencia virtual es similar al de cualquier otro tipo de encuentro.

Debemos saber cuál es nuestro público objetivo para saber llamar su atención y elaborar la estructura de la videoconferencia online.

Elegir la plataforma 

La tecnología ha avanzado a pasos agigantados en este sector, por lo que existen herramientas para todo tipo de gustos y objetivos.

Por ello, es importante meditar con calma cuál es la que realmente da una respuesta concreta a lo que necesitamos.

Podemos limitarnos a compartir un mensaje en video en las redes sociales o ir más allá y utilizar avatares interactivos en 3D.

Hoy en día, es una de las opciones más vanguardistas y permiten llevar a cabo reuniones de videoconferencia y seminarios web donde cientos de asistentes participan simultáneamente y buscan mantener una interacción casi real y muy inmersiva.

Esta es una de las razones por las que apostar por eventos virtuales basados en avatares en 3D garantiza máxima interacción y experiencias extremadamente realistas.

Crear una estructura fluida y eficaz 

Al igual que ocurre con los encuentros presenciales, las conferencias online requieren de pautas y un guión claramente definidos, con una estructura delimitada y que de respuesta a las necesidades de la empresa y de los asistentes.

Por ello, es imprescindible crear el evento en base a una serie de presentaciones, seminarios, actividades y, por supuesto, con un espacio dedicado a responder dudas y preguntas.

En este sentido, es interesante contar con personajes virtuales (avatares).

Los cuales son capaces de imitar el aspecto físico de los portavoces de la conferencia web, mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural.

Incluso pueden expresar sus emociones a través de animaciones (como aplausos o saludos).

Diseñar un contenido bajo demanda 

Uno de los elementos de éxito de las conferencias online es que su contenido está disponible.

Esta posibilidad consigue enriquecer más la experiencia y aumentar más el interés en participar.

Por esta razón, es importante brindar a los asistentes una amplia variedad de oportunidades para que conozcan los productos y servicios que se exhiben mediante fotos y vídeos, demos, libros electrónicos y todo tipo de material digital que puedan descargar y consultar en cualquier momento.

Definir una estrategia de seguimiento 

Después del evento, es esencial realizar un seguimiento de los clientes potenciales que han asistido.

Para garantizar las conversiones, se puede enviar un correo electrónico a los prospectos, solicitándoles sus impresiones sobre el encuentro, o bien invitándoles a participar en una encuesta.

Estas medidas no solo ayudarán a conseguir y fidelizar a los clientes, sino que además serán clave para identificar qué aspectos de su participación fueron eficaces y cuáles no, con el fin de mejorar futuras acciones.

Compartir contenidos y crear conexiones 

Las conferencias online son grabadas, por lo que se convierten en fuentes de información que se puede intercambiar de manera muy sencilla.

En este sentido, es importante disponer de una buena base de datos para compartir contenidos, de modo que la difusión del evento crecerá exponencialmente, y más si nos aprovechamos del gran poder de las redes sociales.

Las ventajas y posibilidades de una conferencia virtual hacen que se perfile como la herramienta definitiva de comunicación empresarial, en cualquier momento y panorama.

Pero es ahora cuando su valor está en su punto más álgido, ya que vivimos en un presente incierto donde los eventos presenciales no pueden realizarse y las empresas deben enfocar sus esfuerzos a continuar ofreciendo sus servicios de forma más remota que nunca.